Toimistotilan valintaopas
auttaa löytämään sinun tai tiimisi seuraavan toimiston →

Loimme toimistotilaoppaan, jotta sinun olisi helpompi navigoida eri toimistoratkaisujen viidakossa, kun olet etsimässä itsellesi tai yrityksellesi uutta toimistoa.

Etkö vielä tiedä millainen toimistotila palvelisi yritystäsi parhaiten? Ei hätää. Me Bofficella olemme käyneet tuhansia keskusteluja toimistoa etsivien yrittäjien ja johtajien kanssa. Tämä sivu on paikka, johon olemme tiivistäneet ymmärryksemme toimistotilan valintaan liittyvistä huolista ja kysymyksistä.

Mikäli et löydä vastauksia toimistotilan valintaan liittyviin kysymyksiisi, niin voit ottaa yhteyttä meihin. Autamme mielellämme sinua prosessissa eteenpäin.

Tutustu alla toimistotilan yleisimpiin valintakriteereihin ja niihin liittyviin tärkeimpiin kysymyksiin. Löydät joukosta myös nostoja vapaisiin kohteisiimme.

1.Millaisia toimistotiloja on saatavilla?

Erilaisille toimistoratkaisuille ei ole olemassa virallista luokittelua. Toimistotilojen käyttäjien jatkuvasti muuttuvat tarpeet ja uudet palveluntarjoajat pitävät toimistotilamarkkinan jatkuvassa muutoksessa. Lisäksi kasvanut etätyön määrä on lisännyt joustavien tilankäyttöratkaisujen tarvetta. Seuraava toimistotilojen luokittelu auttaa sinua hahmottamaan millaisia ratkaisuja on ylipäänsä saatavilla:

  1. Liike- ja toimistotila rakennuksen kivijalassa

  2. Toimistotilat isossa yhden vuokranantajan omistamassa ja hallinnoimassa kiinteistöissä (toimistokäyttöön valmistunut rakennus)

  3. Toimistohotelli tai coworking-toimistotila (Yleensä yksi toimistotilakerros, josta yksi yritys vuokraa pienempiä toimistotiloja ja työhuoneita) kuten Boffice

  4. Virtuaalioperaattorit, jotka välittävät käyttöoikeuksia listan 1-3 toimijoiden hallinnoimiin toimistotiloihin. Esimerkiksi Spacent.

2. Toimistotilaa säännöllisesti ja satunnaisesti käyttävän tiimin koon määrittäminen

Täyttä etätyötä tukevat yritykset ja tiimit joutuvat miettimään esimerkiksi seuraavia asioita toimistotilan valinnassa suhteessa tiimin/yrityksen kokoon.

Käytetään esimerkkinä 8 hengen asiantuntijayritystä, joista kuusi henkilöä asuu pääkaupunkiseudulla ja 2 henkilöä pääkaupunkiseudun ulkopuolella.

  • Kuinka moni tiimistä käyttää toimistoa päivittäin? Riittääkö se, että työpisteet ovat tarjolla esimerkiksi neljälle hengelle?

  • Kuinka paljon sisäisiä palavereja järjestetään päivittäin? Kuinka moni toimistolta osallistuu näihin palavereihin keskimäärin? Onko palavereja varten saatavilla neuvotteluhuoneita?

  • Onko käytettävissä olevaa toimistotilaa mahdollista laajentaa tilapäisesti ja/tai pysyvästi tiimin muuttvien tarpeiden mukaan. (Usein todellinen tilankäyttötarve tarkentuu vasta sitten kun toimistotilaa on käytetty tiiimin toimesta muutama kuukausi)

  • Kuinka paljon toimistotilan sijainti vaikuttaa siihen kuinka mukavaa ja helppoa tiimin on tulla päivittäin toimistolle?

3. Toimistotilan sijainti on avaintekijä onnistumiseen

Kuluttajakaupan myynnissä ja markkinoinnissa kolmea tekijää pidetään muita tärkeämpin. Nämä ovat: sijainti, sijainti ja sijainti. Näitä samoja kolmea tekijää on syytä pohtia tarkkaan myös toimistotilan valinnassa.

Asiaa voi ajatella niinkin, että modernia toimistotilaa voi pitää palveluna työntekijöille, jotka voivat tätä nykyä hoitaa työnsä lähes mistä käsin tahansa. Tällöin toimistotilan sijainti kääntyy työntekijäkokemuksen kautta keskeiseksi kriteeriksi. Mikäli toimistolle on vaikea päästä tai se on kovin kaukana, on vaikeaa optimoida työntekijäkokemusta.

Toimistotilan sijainti ei ole kaikki kaikessa, mutta kannustamme pohtimaan sijainnin merkitystä tiimin eri jäsenten kokemusten ja näkemysten kautta.

Vapaat vuokrattavat toimistotilat

Koska olet päätynyt lukemaan tätä toimistotilaopasta, niin saatat olla kiinnostunut myös meidän valikoimastamme löytyvistä vapaista toimistotiloista. Mikäli et ole vielä siinä vaiheessa toimistonhankintaprosessiasi, niin voit rauhassa jatkaa tämän opassisällön lukemista.

4. Etätyö ja toimistotilan valinta

Tiimin viikkotasolla kesimäärin tekemä etätyön määrä ja toimistotilan valinta liittyvät oleellisesti toisiinsa muutamalla eri tavalla. Toimistotilan valinnalla kun voidaan suoraan ja epäsuorasti vaikuttaa toimistolla ja kotona suoritettavan työn määrään.

Melko yleinen tilanne toimintansa vakiintuneittaneissa yrityksissä on, että lisääntynyt etätyö on jättänyt monen toimiston käyttöasteen matalaksi. Tällöin pienemmän toimiston valinnalla reagoidaan muuttuneeseen työn tekemisen toimintaympäristöön.

On syytä pyrkiä ymmärtämään myös sitä, että miten toimiston sijainti tai muut puitteet saattavat vaikuttaa siihen, että työntekijät päättävät jäädä useammin työskentelemään etänä.

Kokemuksemme mukaan näitä asioita kannattaa punnita ja niistä kannattaa keskustella yhdessä tiimin kanssa ennen toimistotilan lopullista valintaa.

5. Toimistotilojen lisäpalvelut

Toimistotilaa valitessa kannattaa pysähtyä pohtimaan myös vuokrantajan tarjoamia lisäpalveluita. Näiden tarve vaihtelee yrityksen koon, toimialan ja tiimikohtaisten preferenssien mukaan. Yksi esimerkki lisäpalveluista on aulapalvelu. Useimmissa toimistorakennuksissa, coworking-tiloissa ja toimistohotelleissa aulapalvelu sisältyy toimiston vuokraan.

Bofficen toimistohotellien tyypillisimmät asiakkaat ovat 1-4 hengen tiimejä, jotka eivät keskimäärin kaipaa aulapalveluita. Näin ollen ne on karsittu palveluistamme ja siten myös hinnoistamme. Tutustu Bofficen toimistotiloihin saatavilla oleviin lisäpalveluihin täältä.

6. Hinnoittelu- ja sopimusmallit toimistotilojen vuokrasopimuksissa

Pääosin sopimustyypit voidaan jakaa kolmeen eri kategoriaan:

  1. Liike- ja toimistotila rakennuksen kivijalassa vuokrataan yleensä vuoden määräaikaisella sopimuksella, jonka jälkeen vuokrasopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

  2. Toimistotilat isossa yhden vuokranantajan omistamassa ja hallinnoimassa kiinteistöissä vuokrataan yleensä vuodeksi tai vuosiksi eteenpäin.

  3. Toimistohotelleissa ja coworkin-tiloissa toimistotiloja saa vuokralle kuukauden tai kahden irtisanomisajalla.

Yllä esitetty ei ole virallinen luokittelu, vaan sinun tulee aina perehtyä vuokraehtoihin ja vuokrasopimuksiin toimistotilan vuokrauksen yhteydessä huolellisesti.

Vapaat toimistotilat Helsingissä

Koska olet päätynyt lukemaan tätä toimistotilaopasta aina tänne asti, niin saatat hyvinkin olla kiinnostunut Bofficen valikoimasta löytyvistä toimistotiloista Helsingissä. Mikäli et ole vielä siinä vaiheessa toimistonhankintaprosessiasi, niin voit rauhassa jatkaa tämän opassisällön lukemista. Ehkäpä löydät sivuillemme tai toimistotiloihimme takaisin kun hetki on oikea!

7. Toimisto- tai työtila asiakkaiden vastaanottoon vai rauhalliseen työskentelyyn

Kun keskustelemme erityisesti pienten yritysten kanssa heidän toimistovalinnastaan, niin välillä toimistoa etsivä taho pysähtyy uudelleen analysoimaan toimistotilan ensisijaista tarvetta seuraavien kysymysten kautta:

  • Onko tarve ottaa vastaan asiakkaita?

  • Onko tarve löytää keskittymistä vaativaan työskentelyyn sopiva tila?

  • Vai onko tarve mahdollisesti näiden yhdistelmä?

Suosittelemme pohtimaan tätä ensisijaista tarvetta yhdistettynä muihin tekijöihin, jotka esitetty tällä sivulla toimistotilan valintaan liittyen.

8. Asiakaspalvelun muoto ja taso toimistotilakumppanisi toimesta

Asiakaspalvelun tasoa vuokranantajan taholta on yleisesti ottaen melko hankala selvittää ennen kuin on vuokrannut toimistotilan ja joutuu selvittämään jotain ongelmatilannetta vuokranantajan tai kiinteistön isännöintiä ja huoltoa hoitavan tahon kanssa.

Suosittelemme pohtimaan toimistotilan valinnan yhteydessä millaista asiakaspalvelun tasoa odotat toimistotilan vuokranantajalta:

  • Odotatko, että saat aina henkilökohtaista kasvotusten tapahtuvaa palvelua?

  • Vai riittääkö, että asiakaspalvelu on nopeasti tavoitettavissa, ja että asia hoidetaan kuntoon mahdollisimman nopeasti?

Vapaat toimistotilat Espoossa

Koska olet päätynyt lukemaan tätä toimistotilaopasta aina tänne asti, niin saatat hyvinkin olla kiinnostunut Bofficen valikoimasta löytyvistä toimistotiloista Espoossa. Mikäli et ole vielä siinä vaiheessa toimistonhankintaprosessiasi, niin voit rauhassa jatkaa tämän opassisällön lukemista. Ehkäpä löydät sivuillemme tai toimistotiloihimme takaisin kun hetki on oikea!

9. Valmistaudu toimistotilan muuttoon huolella

Olet sitten muuttamassa ensimmäiseen omaan toimistotilaasi tai vaihtamassa toimistoa, niin muuttoon kannattaa varata riittävästi työaikaa.

Toimistotilan muuttoon liittyviä unohduksia ja yllätyksiä pystyy parhaiten välttämään luomalla muistilistan muuttoa varten. Muistilassa kannattaa huomioida ainakin seuraavat asiat:

  • Toimistotarvikkeiden pakkaukset ja suojaukset

  • Siirrot ja kuljetukset

  • Asennustyöt

  • Kalusteet (poistuvat, kierrätettävät, uudet)

  • Tietoliikenneyhteyksien sulku/avaus

  • Yhteystietojen päivitys (verkkosivut, muut digitaaliset palvelut)